Laatste update: 28 juni 2026

Dit beleid legt uit hoe MentivisOS Open (hierna "Open") uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer u de dienst gebruikt. Open is een gratis webplatform dat voor iedereen toegankelijk is en opleidingsinhoud aanbiedt die wordt gegenereerd door kunstmatige intelligentie. Wij hechten belang aan de bescherming van uw privacy en wij verbinden ons ertoe uw gegevens op een eerlijke en transparante manier te verwerken.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de vennootschap Mentivis, een vereenvoudigde aandelenvennootschap (SAS) met een maatschappelijk kapitaal van 10.000 euro, ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister van Parijs onder het SIREN-nummer 941 914 814, met maatschappelijke zetel op 60 rue François Ier, 75008 Parijs, Frankrijk.

Voor alle vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens of om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons schrijven op het daarvoor bestemde contactadres: dpo@mentivis.com.

Dit adres is een contactadres voor uw persoonsgegevens. Op dit moment heeft Mentivis geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen.

2. Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen de volgende categorieën gegevens.

Verplichte gegevens bij registratie

• Uw e-mailadres
• Uw wachtwoord (opgeslagen in gehashte en niet-omkeerbare vorm, nooit in platte tekst bewaard)
• Uw naam en voornaam
• Uw postcode en uw land
• Uw opleidingsdoel

Optionele gegevens

• Uw telefoonnummer
• De documenten die u ervoor kiest te uploaden (bijvoorbeeld een cv)

Gegevens die worden ontvangen bij aanmelding via Google of Microsoft (SSO)

Wanneer u ervoor kiest om zich aan te melden via Google of Microsoft (SSO), ontvangen wij van uw aanbieder de informatie die nodig is voor het aanmaken van uw account, namelijk uw e-mailadres, uw naam en een uniek account-ID.

Automatisch verzamelde gegevens

• Uw IP-adres
• Technische verbindingsgegevens (activiteitslogboeken: datum en tijdstip van verbinding, type apparaat en browser)

Uw IP-adres en uw verbindingsgegevens worden gebruikt voor beveiligingsdoeleinden en voor het voorkomen en opsporen van misbruik en fraude.

Wij verzamelen uw geboortedatum niet en voeren geen leeftijdscontrole uit, aangezien de dienst geen gevoelige inhoud bevat.

3. Waarom wij uw gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden.

• Uw account aanmaken en beheren, ook wanneer u zich aanmeldt via Google of Microsoft (SSO), waarbij deze aanmeldingswijze een keuze is die u maakt om toegang te krijgen tot uw account. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst die onze algemene gebruiksvoorwaarden vormen.
• De opleidingsdienst aanbieden en uw trajecten personaliseren op basis van uw doel en de inhoud die u aanlevert. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• De dienst aan uw geografische context aanpassen en gebruiksstatistieken per regio opstellen op basis van uw postcode en uw land. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om het gebruik van de dienst te begrijpen en te verbeteren.
• Het gebruik te beheren in verband met het gratis model (bijvoorbeeld het aantal secties per dag of het aantal trajecten). Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• De veiligheid van de dienst waarborgen en misbruik en fraude voorkomen en opsporen, onder meer aan de hand van uw IP-adres en uw verbindingsgegevens. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de dienst en zijn gebruikers te beschermen.
• Te reageren op uw ondersteuningsverzoeken. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om u ondersteuning te bieden.
• Te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. Rechtsgrond: naleving van een wettelijke verplichting.
• U, indien van toepassing, informatie-e-mails of presentaties van onze aanbiedingen toe te sturen (nieuwsbrief, voorstelling van het Pro-aanbod). Rechtsgrond: uw toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken via een afmeldlink die in elke e-mail is opgenomen.

4. Bijzondere situatie van minderjarigen

De dienst staat open voor minderjarigen. Minderjarigen van 15 jaar of ouder kunnen zelf een account aanmaken. Minderjarigen jonger dan 15 jaar moeten vooraf de toestemming hebben verkregen van een houder van het ouderlijk gezag. Door u te registreren verklaart u over deze toestemming te beschikken als u jonger bent dan 15 jaar.

Een ouder of een houder van het ouderlijk gezag kan op elk moment verzoeken om het account van zijn of haar kind te verwijderen door te schrijven naar dpo@mentivis.com.

5. Door kunstmatige intelligentie gegenereerde inhoud en uw gegevens

De onderwijzende inhoud (trajecten, modules, cursussen, oefeningen) wordt gegenereerd door kunstmatige intelligentie. Om uw opleiding te produceren, kunnen wij aan aanbieders van kunstmatige intelligentie de benodigde informatie doorgeven, inclusief, in voorkomend geval, de inhoud van de documenten die u uploadt.

De documenten en inhoud die u uploadt, worden niet gebruikt om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen of te verbeteren. Zij dienen uitsluitend om u de opleidingsdienst te leveren. Wij doen een beroep op aanbieders van kunstmatige intelligentie in een contractueel kader dat hergebruik van uw inhoud voor de training van hun modellen uitsluit en dat niet voorziet in het bewaren van deze inhoud na afloop van de verwerking die nodig is voor uw opleiding.

6. Met wie uw gegevens worden gedeeld

Uw gegevens worden nooit verkocht. Zij kunnen worden gedeeld met de volgende ontvangers en verwerkers, uitsluitend voor zover dat nodig is voor de werking van de dienst.

• o2switch, onze hostingprovider, gevestigd in Frankrijk (Europese Unie), die zorgt voor de hosting van de dienst en de verzending van de e-mails die wij u sturen.
• Cloudflare, dat het technische beheer van de domeinnamen (DNS) en de doorverwijzing verzorgt.
• Google en Microsoft, wanneer u de aanmelding via hun diensten (SSO) gebruikt, wat gegevensdoorgiften buiten de Europese Unie kan inhouden.
• Aanbieders van generatieve kunstmatige intelligentie, waaronder OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft, Perplexity en Mistral, evenals andere dienstverleners afhankelijk van het gebruik en de evolutie daarvan. Sommige van deze aanbieders zijn gevestigd buiten de Europese Unie.

Wanneer gegevens buiten de Europese Unie worden doorgestuurd, worden deze doorgiften omkaderd door passende waarborgen, met name door de standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd of, in voorkomend geval, een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betrokken bestemmingsland. De lijst van de daadwerkelijk gebruikte aanbieders van kunstmatige intelligentie wordt up-to-date gehouden en wij informeren u via een passend middel indien een nieuwe aanbieder wordt toegevoegd die buiten de Europese Unie is gevestigd.

7. Hoelang wij uw gegevens bewaren

• Account en profiel: bewaard zolang uw account actief is. Bij inactiviteit wordt uw account 12 maanden na uw laatste aanmelding verwijderd of geanonimiseerd. U kunt ook op ieder moment om onmiddellijke verwijdering verzoeken.
• Geüploade documenten (bijvoorbeeld een cv): uiterlijk bij sluiting van uw account verwijderd. U kunt ze ook op elk moment zelf handmatig verwijderen. De inhoud die aan aanbieders van kunstmatige intelligentie wordt doorgegeven, wordt door hen niet bewaard na afloop van de verwerking die nodig is voor de generatie van uw opleiding.
• Technische verbindingslogboeken: 12 maanden bewaard.
• Gegevens met betrekking tot beveiliging en de bestrijding van misbruik, inclusief uw IP-adres: bewaard tot 12 maanden, tenzij het noodzakelijk is ze langer te bewaren voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte.
• Gegevens met betrekking tot uw ondersteuningsverzoeken: bewaard voor de duur van de behandeling van uw verzoek en vervolgens tot 3 jaar gearchiveerd voor het opvolgen van de relatie en als bewijs.
• Gegevens in verband met informatie-e-mails: bewaard tot u uw toestemming intrekt. Het bewijs van uw toestemming wordt 3 jaar bewaard vanaf de intrekking ervan of uw laatste contact, in overeenstemming met de aanbevelingen van de CNIL.

8. Uw rechten

Overeenkomstig de regelgeving beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op toegang tot uw gegevens
• Recht op rectificatie van uw gegevens
• Recht op wissing van uw gegevens
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
• Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking daarop berust

U kunt deze rechten uitoefenen door te schrijven naar dpo@mentivis.com.

U kunt uw account ook zelf verwijderen rechtstreeks vanuit uw ruimte "Mijn account", of ons vragen dit te doen via dpo@mentivis.com.

Als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), www.cnil.fr.

9. Cookies en trackers

Op dit moment gebruikt de dienst alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan en waarvoor uw toestemming niet vereist is. Het gaat met name om sessie- en aanmeldcookies, beveiligingscookies, de cookie die uw keuze inzake cookies onthoudt en de cookie die uw voorkeur voor het weergavethema onthoudt.

In de toekomst kunnen wij andere categorieën trackers inzetten, bijvoorbeeld tools voor het meten van het publiek of trackers van derden. Deze trackers worden pas geactiveerd nadat uw toestemming is verkregen, die u kunt geven of weigeren via de cookiebanner.

10. Gegevensbeveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. Uw wachtwoord wordt met name in gehashte vorm opgeslagen en nooit in platte tekst bewaard. De toegang tot uw gegevens is beperkt tot de personen en dienstverleners die deze nodig hebben voor de werking van de dienst.

11. Wijziging van het beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, met name om rekening te houden met wijzigingen van de dienst, nieuwe tools of ontwikkelingen in de regelgeving. In geval van een belangrijke wijziging informeren wij u via een passend middel. De datum van de laatste update bovenaan deze pagina geeft aan welke versie van toepassing is.